Fundos europeus: da call certa à auditoria final.

Na página do tópico, no portal Funding & Tenders, veja o tipo de ação e o tipo de contrato. Quando é lump sum, aparece escrito: por exemplo, "Lump Sum Grants". No Erasmus+ gerido pelas Agências Nacionais, a regra de cada ação está no Guia do Programa.

Se a call pede uma tabela de orçamento detalhada para fixar um montante, é lump sum. Se fixa valores por mês, por participante ou por dia, são custos unitários.

Pode. Num projeto Horizonte Europa de custos reais, a entidade pode pedir custos unitários para o pessoal. Na mobilidade Erasmus+, quase tudo são custos unitários, mas o apoio à inclusão dos participantes pode ser pago por custos reais.

Leia o contrato de subvenção com atenção: é lá que se diz que modelo se aplica a cada categoria de custos.

Na gestão financeira, o lump sum e os custos unitários dão menos trabalho: não há faturas nem timesheets a apresentar à UE. Mas o trabalho não desaparece, muda de sítio.

• No lump sum, a proposta e o desenho dos pacotes de trabalho decidem quase tudo.
• Nos custos unitários, o que conta é cumprir as unidades: recrutar a tempo, garantir as participações.
• Nos custos reais, a candidatura é mais flexível, mas cada despesa tem de ser provada.

• A contabilidade da entidade segue as regras nacionais.
• As obrigações de arquivo da lei nacional mantêm-se.
• A visibilidade do financiamento da UE é obrigatória.
• As auditorias podem acontecer em qualquer modelo, embora verifiquem coisas diferentes.
• Um bom acordo de consórcio protege os parceiros em todos os casos.

Pelo plano de trabalho, não pelos números. Primeiro definem-se as tarefas de cada pacote de trabalho e quem as faz. Depois estima-se o esforço de cada parceiro em pessoa-meses, tarefa a tarefa. Só então se passa a euros.

Um orçamento feito ao contrário, a partir de um valor que se quer receber, nota-se na avaliação: os pessoa-meses não batem com as tarefas.

Multiplique os pessoa-meses de cada parceiro pelo custo médio mensal das pessoas que vão trabalhar no projeto. Esse custo inclui o salário bruto, os subsídios e os encargos da entidade.

Use valores reais da entidade, por perfil, e conte com atualizações salariais ao longo do projeto. O valor estimado deve ficar próximo do que depois vai declarar.

• Viagens e estadas: reuniões de consórcio, reuniões de avaliação com a Comissão, conferências e trabalho de campo.
• Equipamento: em regra, só a depreciação correspondente ao período e à utilização no projeto.
• Outros bens e serviços: consumíveis, publicação em acesso aberto, eventos, materiais de comunicação e o certificado de auditoria, se a contribuição pedida chegar aos 430 000 €.

Só uma parte limitada do trabalho, e nunca as tarefas centrais do projeto. A escolha do subcontratado tem de garantir a melhor relação qualidade-preço e evitar conflitos de interesses.

A subcontratação não entra na base dos custos indiretos, por isso rende menos ao parceiro do que o mesmo valor em pessoal.

Não se estimam: são uma taxa fixa de 25% sobre os custos diretos elegíveis. Ficam fora da base a subcontratação e o apoio financeiro a terceiros. O formulário calcula o valor sozinho.

O custo total elegível multiplicado pela taxa de financiamento da ação. Nas ações de investigação e inovação e nas de coordenação e apoio, a taxa é de 100%. Nas ações de inovação é de 70%, ou 100% para entidades sem fins lucrativos.

Uma empresa numa ação de inovação tem de assegurar os outros 30%. Confirme com cada parceiro que tem essa capacidade antes de fechar o orçamento.

Os valores por parceiro e por categoria vão na tabela de orçamento da Parte A. A justificação vai nas tabelas da Parte B:

• 3.1f: resumo do esforço, em pessoa-meses por parceiro e por pacote de trabalho;
• 3.1g: descrição e justificação da subcontratação;
• 3.1h: detalhe das compras, para os parceiros em que estas passam 15% dos custos de pessoal;
• 3.1i: outras categorias de custos;
• 3.1j: contribuições em espécie de terceiros.

Não. A contribuição da UE indicada em cada tópico é o valor que a Comissão considera adequado, mas é possível pedir outro montante. Um pedido muito acima ou muito abaixo tem de estar bem justificado pelo plano de trabalho.

• pessoa-meses que não correspondem às tarefas descritas;
• um parceiro com orçamento mas sem papel claro no plano de trabalho;
• valores diferentes entre a Parte A e a Parte B;
• esquecer o certificado de auditoria, as reuniões com a Comissão ou a publicação em acesso aberto;
• orçamentar a compra integral de equipamento, quando só a depreciação é elegível;
• custos de pessoal muito acima do habitual para o país e o tipo de entidade, sem explicação;
• não confirmar a taxa de financiamento de cada parceiro numa ação de inovação.

O raciocínio é o mesmo, mas o orçamento passa a ser definitivo: o valor de cada pacote de trabalho fica fixado no contrato. A estimativa faz-se numa tabela de orçamento detalhada, por parceiro e por pacote de trabalho. O guia de lump sum, nesta página, explica como a preencher.

Tem de cumprir todas estas condições ao mesmo tempo:

• foi efetivamente incorrido pelo beneficiário, durante o período do projeto;
• está declarado numa das categorias do orçamento;
• está ligado à ação descrita no Anexo 1 e é necessário para a executar;
• é identificável e verificável, e está registado na contabilidade segundo as normas e as práticas habituais da entidade;
• respeita a legislação nacional fiscal, laboral e de segurança social;
• é razoável, justificado e conforme com a boa gestão financeira.

Os materiais de comunicação, impressos ou digitais, têm de mostrar o emblema da UE e a menção ao financiamento.

• salário base bruto;
• subsídio de alimentação;
• subsídio de férias e subsídio de Natal;
• contribuições da entidade para a Segurança Social;
• outros custos ligados à remuneração, se decorrerem da lei ou do contrato de trabalho.

Os prémios variáveis só entram se assentarem em critérios objetivos e não forem específicos do projeto.

A taxa diária de cada pessoa é o total dos seus custos anuais de pessoal a dividir por 215. O custo a declarar é essa taxa multiplicada pelos dias-equivalentes trabalhados no projeto, arredondados ao meio dia.

Uma pessoa não pode declarar mais de 215 dias-equivalentes por ano civil, somando todas as subvenções da UE em que trabalha.

Num ano incompleto ou a tempo parcial, o máximo de dias é (215 ÷ 12) × meses de contrato × percentagem de tempo de trabalho. Se o tempo for registado em horas, a conversão habitual é 8 horas por dia.

A base são declarações mensais dos dias trabalhados no projeto, assinadas pela pessoa e pelo seu superior. As timesheets em horas também são aceites. Se existirem os dois registos, têm de ser coerentes entre si.

Faça uma folha por pessoa e por mês, e recolha as assinaturas na altura, não no fim do projeto.

Viagens e estadas. Guarde as faturas de viagem, os cartões de embarque, as faturas de hotel e o cálculo das ajudas de custo segundo as regras nacionais ou da entidade.

Equipamento. Só é elegível a depreciação correspondente ao período do projeto e à utilização nele. A compra e a depreciação seguem as regras nacionais e as práticas contabilísticas da entidade.

Custos indiretos. São uma taxa fixa de 25% sobre os custos diretos de pessoal, viagens, equipamento e outros bens e serviços. A subcontratação fica fora da base. O portal calcula o valor automaticamente.

• dívidas e encargos da dívida;
• provisões para perdas ou dívidas futuras;
• juros devidos;
• perdas cambiais;
• despesas cobradas pelo banco do beneficiário pelas transferências;
• despesas excessivas ou imprudentes;
• IVA dedutível ou recuperável.

Em regra, é possível transferir verbas entre categorias de custo sem abrir um processo formal de alteração ao contrato. Mesmo assim, avise sempre a coordenação, que informa o Project Officer. Uma alteração explicada a tempo evita perguntas no relatório.

O dossiê pode ser físico ou digital. Guarde-o durante cinco anos após o pagamento final, ou três anos nas subvenções até 60 000 €.

• faturas;
• recibos de vencimento;
• declarações mensais ou timesheets, uma por pessoa e por mês;
• contribuições para a Segurança Social, impostos e outros custos ligados à remuneração;
• contratos de trabalho;
• comprovativos de pagamento de todos estes custos.

Beneficiários. Cada um responde pelos seus relatórios financeiros e submete também os das suas entidades afiliadas.

Entidades afiliadas. Executam trabalho e declaram custos, mas é o beneficiário a que estão ligadas que os submete.

Parceiros associados. Executam trabalho, com tarefas descritas no Anexo 1, mas não assinam o contrato nem declaram custos. Participam por conta própria.

Terceiros com contribuições em espécie. Não executam trabalho. O beneficiário pode declarar os custos dessas contribuições.

Os custos são sempre declarados em euros. Quem tem contabilidade noutra moeda converte com a média das taxas de câmbio diárias do período de reporte.

No site do Banco Central Europeu, escolha a moeda, abra o gráfico, indique a data de início e a de fim do período, e use a média que aparece.

• Pessoal: o custo médio por pessoa-mês é parecido com o da proposta? Os pessoa-meses gastos por pacote de trabalho batem com o plano?
• Viagens: a deslocação estava prevista e a justificação é suficiente?
• Outros bens e serviços: o custo estava planeado?
• Execução: que percentagem do orçamento está gasta, e as atividades que faltam cabem no que resta?

Cada desvio deve estar explicado no relatório técnico. São estes os pedidos de esclarecimento mais frequentes da Comissão: mais pessoa-meses do que o previsto num pacote de trabalho, um custo mensal de pessoal muito acima do orçamentado, e pessoa-meses declarados num pacote de trabalho que ainda não começou.

• Confirme que está registado como contacto da sua organização no projeto.
• No primeiro painel, introduza os custos elegíveis por categoria. Os indiretos são calculados automaticamente.
• Nos custos de pessoal, acrescente os pessoa-meses por pacote de trabalho.
• Nas compras, acrescente uma linha por custo, com uma descrição clara. Por exemplo: viagem e estada, reunião de arranque em Lisboa, 2 a 5 de maio, nome da pessoa.
• Guarde e valide. Depois avise a coordenação, para que verifique tudo antes de submeter à Comissão.

Os custos deixam de ser reembolsados com base em relatórios de despesa. Fica fixada no contrato uma parcela do lump sum para cada pacote de trabalho e para cada beneficiário, e essa parcela é paga quando o pacote de trabalho é concluído.

Os custos efetivamente incorridos deixam de interessar à Comissão. Quem faz o quê continua a interessar, e muito.

Há duas modalidades. Numa, a Comissão fixa o valor no texto da call e o consórcio descreve o que faz com ele. Na outra, a mais comum, é o consórcio que propõe o valor, justificado numa tabela de orçamento detalhada.

Tantos quantos forem precisos, mas não mais do que os que consegue gerir. Um pacote de trabalho é uma grande subdivisão do plano de trabalho. Não é uma atividade isolada, nem uma tarefa, nem uma percentagem de progresso, nem um intervalo de tempo.

Os pacotes de trabalho longos, como a gestão ou a disseminação, podem ser divididos pelos períodos de reporte. Assim, cada parte é paga no fim do seu período, em vez de ficar tudo para o fim do projeto.

É um ficheiro Excel, anexo à Parte B da proposta. Indica as estimativas de custo por categoria, por beneficiário e por pacote de trabalho, e gera sozinho a repartição do lump sum.

• As estimativas seguem as mesmas regras de elegibilidade dos projetos de custos reais e têm de corresponder às práticas habituais da entidade.
• Nos custos de pessoal, um item é um pessoa-mês. Indica-se o número de pessoa-meses e o custo médio.
• Na subcontratação há uma linha por beneficiário e por pacote de trabalho.
• Nas compras, indica-se o número de itens e o custo médio por item.
• Se as compras de um beneficiário passarem 15% dos seus custos de pessoal, é preciso justificá-las na tabela própria da Parte B.
• Os custos indiretos e os totais são calculados automaticamente.

Os peritos verificam se as estimativas são razoáveis e se os recursos e a repartição do lump sum permitem fazer o que está descrito. Para os custos de pessoal, usam como referência um painel com os custos mensais médios por país e por tipo de organização. Se os seus valores forem mais altos, justifique-os.

Uma sobrestimativa pontual dá origem a recomendações. Um orçamento desajustado ou muito sobrestimado baixa a nota do critério de implementação.

Aplica-se o princípio de não negociação: o contrato é preparado a partir da proposta submetida. Só se corrigem erros evidentes, o que for preciso para cumprir as regras e o valor do lump sum, se a carta de resultado indicar outro.

A repartição por beneficiário e por pacote de trabalho fica no Anexo 2. Depois de fixado, o valor não é posto em causa se os preços mudarem.

O consórcio usa o orçamento como entender, desde que o projeto seja executado como acordado. Para refletir uma transferência no contrato, é precisa uma alteração formal.

As transferências entre pacotes de trabalho só são possíveis se esses pacotes ainda não estiverem concluídos e declarados, e se a mudança se justificar pela execução técnica e científica.

O coordenador declara cada pacote de trabalho como concluído ou não concluído, e o relatório técnico tem de o justificar. A declaração financeira é gerada automaticamente a partir dos pacotes aceites.

A conclusão mede-se pelas atividades realizadas, não pelo sucesso dos resultados. Um pacote não concluído pode ser pago num período seguinte. No último período é possível declarar pacotes parcialmente concluídos, com a percentagem de execução.

Exemplo: se num período ficarem concluídos dois pacotes de 350 000 € cada e outros dois não, o pagamento intermédio é de 700 000 €.

Guardar: documentos técnicos, publicações, protótipos, entregáveis, cadernos de laboratório e tudo o que prove que o trabalho foi feito como descrito no Anexo 1.

A Comissão não pede: timesheets, recibos de vencimento, contratos, política de depreciações, faturas ou outros comprovativos dos custos reais.

As obrigações de arquivo que decorrem da lei nacional ou das regras internas da entidade mantêm-se.

Os custos de pessoal são a maior fatia do orçamento de um projeto e a maior fonte de erros nas auditorias. O cálculo por custos reais obriga a uma taxa diária por pessoa e por relatório, com regras próprias para prémios, tempo parcial e licenças.

Para entidades com poucos projetos, PME e participantes novos, essa complexidade pesa.

Divide-se o total dos custos com pessoal da entidade no último exercício fechado pelo número de unidades de trabalho anuais desse exercício, e o resultado por 215 dias.

Os custos com pessoal são os registados nas contas oficiais da entidade. A taxa é uma só para todo o pessoal, e não apenas para quem trabalha em investigação.

Sim. O teto é de 9 618 € multiplicados pelo coeficiente de correção do país e divididos por 18 dias. O coeficiente é o que se usa nas Ações Marie Skłodowska-Curie.

O pedido é feito pelo representante da entidade no portal, o LEAR. Tem de incluir um certificado de um auditor externo independente, ou de um funcionário público competente no caso de organismos públicos, que ateste os valores usados no cálculo. É a Comissão que aprova a taxa.

Depois de aprovada, a taxa aplica-se às propostas submetidas a partir dessa data. Pode aplicar-se a propostas já submetidas, se forem adjudicadas depois da aprovação.

Os contratos já adjudicados ou assinados não podem ser alterados para a introduzir.

Pode, uma única vez. Quem volta aos custos reais não pode pedir de novo os custos unitários até ao fim dos programas Horizonte Europa e Euratom.

Sim, em dois casos. Se houver dados incorretos, ocultados ou deturpados, a retirada abrange as subvenções em curso, as futuras e as já fechadas que ainda possam ser auditadas. Se os custos reais forem de forma recorrente muito inferiores à taxa, a retirada vale para as subvenções futuras.

Depende da comparação entre a taxa única e a média das taxas diárias reais das pessoas que costuma afetar a projetos. Se essas pessoas ganham acima da média da entidade, a taxa única fica abaixo dos custos reais e a entidade perde financiamento.

Faça a conta com as contas do último exercício fechado antes de decidir. A simplificação só compensa se a diferença for pequena.

Ler a decisão da Comissão ↗

Quando a contribuição da UE pedida por um beneficiário, ao longo de todo o projeto, chega a 430 000 € ou os ultrapassa. O limiar avalia-se em separado para cada beneficiário e para cada entidade afiliada, e não para o consórcio.

O custo do certificado é elegível. Preveja-o no orçamento da proposta, em outros bens e serviços.

Um auditor externo, qualificado e independente, escolhido pelo beneficiário. Nos organismos públicos pode ser um funcionário público competente e independente. O certificado segue o modelo publicado no portal.

• Reunião de arranque. O auditor apresenta o plano, esclarece os documentos necessários e define o calendário.
• Pedido de documentação. O auditor envia a lista formal de documentos e a equipa reúne-os.
• Trabalho de campo. Verificação documental e analítica dos custos, com pedidos de esclarecimento.
• Relatório preliminar. O beneficiário pode comentar e esclarecer antes da versão final.
• Certificado final. É submetido com as declarações financeiras finais.

Contrate o auditor com tempo. O certificado tem de estar pronto dentro do prazo do relatório final.

Projeto

• contrato de subvenção assinado e todas as alterações;
• acordo de consórcio;
• relatórios periódicos aprovados, técnicos e financeiros;
• declarações financeiras finais;
• lista de pacotes de trabalho e tarefas.

Pessoal

• contratos de trabalho de todas as pessoas imputadas;
• recibos de vencimento de todo o período;
• declarações mensais ou timesheets assinadas;
• cálculo da taxa diária, com a metodologia documentada;
• comprovativos de pagamento dos salários, das contribuições e dos impostos.

Viagens

• autorizações internas de deslocação;
• bilhetes e cartões de embarque;
• faturas de hotel e comprovativos de pagamento;
• relatórios de missão que liguem a deslocação ao projeto;
• cálculo das ajudas de custo.

Subcontratação e outros custos diretos

• faturas e comprovativos de pagamento;
• contratos, com o procedimento de seleção documentado;
• justificação da ligação de cada despesa ao projeto;
• faturas de equipamento e registo no imobilizado.

Contabilidade

• balancetes analíticos com o extrato do centro de custo do projeto;
• diário e razão com os lançamentos do projeto;
• contas anuais dos exercícios abrangidos.

Organize tudo por categoria de custo e por ano, com um índice que remeta para cada linha das declarações financeiras.

Que cada custo é real, foi incorrido durante o projeto, é necessário, está registado na contabilidade com documentos de suporte, é razoável e não foi financiado duas vezes.

Os custos de pessoal recebem atenção especial: o cálculo da taxa diária, a coerência entre os dias declarados, os registos de tempo e os recibos de vencimento, e a ausência de dupla contagem com outros projetos.

Os dias imputados nunca podem ultrapassar os efetivamente trabalhados.

• Registos de tempo em falta ou por assinar. Recolha-os e assine-os assim que possível, com declaração do responsável hierárquico.
• Taxa diária mal calculada. Tenha um ficheiro com o cálculo detalhado e a metodologia.
• Faturas sem identificação do projeto. Prepare uma tabela que ligue cada fatura à linha das declarações financeiras.
• Subcontratação sem procedimento de seleção. Documente o processo, mesmo que tenha sido simples: emails e comparação de propostas.
• Custos fora do período. Confira as datas das faturas com as datas do contrato.
• Duplo financiamento. Mostre como garante que cada despesa é imputada a um só projeto.

Não espere que o auditor descubra os problemas. Se identificar um custo questionável, apresente-o logo na reunião de arranque, com a justificação.

• Como calcularam a taxa diária? Custos anuais de pessoal de cada pessoa a dividir por 215. Leve o ficheiro de cálculo.
• Como registam o tempo e garantem que é do projeto? Descreva o sistema e os controlos: quem aprova e como se cruza com os pacotes de trabalho.
• Como escolheram os subcontratados? Explique a consulta ao mercado e os critérios de seleção.
• Como calcularam os custos indiretos? Taxa fixa de 25% sobre os custos diretos elegíveis, com a subcontratação fora da base.
• Há outros projetos financiados em paralelo? Liste-os e explique a separação: centros de custo distintos e registos de tempo por projeto.
• Houve alterações ao contrato? Indique cada uma, a data e o impacto nos custos.

Duas a três horas chegam, por esta ordem:

• apresentações e objetivos da reunião;
• visão geral do projeto: objetivos, parceiros, pacotes de trabalho e resultados;
• declarações financeiras: estrutura de custos por categoria e por ano;
• metodologia de registo de tempo e de cálculo da taxa diária;
• plano de auditoria e lista de documentos, apresentados pelo auditor;
• dúvidas de parte a parte;
• calendário, pontos de contacto e formato de entrega dos documentos.

Leve uma apresentação curta, de cinco a oito diapositivos, com a visão geral do projeto, o resumo das declarações financeiras por categoria e o índice da documentação.

Num projeto Horizonte Europa clássico declaram-se custos reais, com taxa diária, timesheets e certificado de auditoria. Numa parceria Erasmus+ nada disto se envia à Agência. O relatório final mostra o que foi feito, com que qualidade e com que impacto.

O risco financeiro muda de sítio. Já não é uma despesa inelegível: é uma atividade que não se fez ou um resultado fraco.

• KA210, parcerias de pequena escala: 30 000 € ou 60 000 €. Pensadas para quem entra no programa pela primeira vez.
• KA220, parcerias de cooperação: 120 000 €, 250 000 € ou 400 000 €.
• Capacity Building no Ensino Superior: o lump sum é fixado sobre o orçamento estimado, com uma taxa de 90%. Vai de 200 000 € a 400 000 € no Strand 1, de 400 000 € a 800 000 € no Strand 2 e de 600 000 € a 1 000 000 € no Strand 3.
• Capacity Building no Ensino e Formação Profissional: taxa de 80%, até 500 000 € por projeto.

No KA210 e no KA220, o montante escolhido não muda depois. Se a avaliação o achar desproporcionado face às atividades, a candidatura é rejeitada, não reduzida.

No KA220, por pacote de trabalho e por parceiro. O WP1, de gestão, é obrigatório e pode chegar a 20% do total. Os restantes pacotes têm objetivos, atividades, entregáveis e indicadores próprios. O total tem de ser igual ao montante escolhido.

No KA210 não há pacotes de trabalho: indica-se um valor por atividade e explica-se como foi calculado, sem detalhar custos por participante.

Antes de fixar a repartição, faça um orçamento interno com os custos reais de cada parceiro. É a única forma de saber se a fatia de cada um cobre o trabalho que lhe cabe.

Não. O princípio do cofinanciamento aplica-se, mas basta que os avaliadores fiquem convencidos de que as atividades valem mais do que o lump sum pedido.

Também não há lucro a devolver: se todos os pacotes de trabalho forem concluídos com os resultados previstos e sobrar verba, a entidade não a devolve.

Cada pacote de trabalho é pontuado de 1 a 100. A pontuação do projeto é a média ponderada pelo peso orçamental de cada pacote, sem contar com a gestão.

• 70 a 100 pontos: 100%
• 55 a 69 pontos: 90%
• 40 a 54 pontos: 60%
• 10 a 39 pontos: 30%
• 0 a 9 pontos: 0%

Se o projeto ficar abaixo de 70 pontos, a percentagem aplica-se ao total. Se ficar acima, mas um pacote de trabalho ficar abaixo de 70, o corte aplica-se só a esse pacote. Os dois cortes nunca se somam. A gestão nunca pode passar 20% do montante final.

A Agência Nacional pontua o relatório final de 0 a 100 e aplica a escala ao total: 60 a 100 pontos, 100%; 45 a 59, 90%; 30 a 44, 70%; 10 a 29, 30%; 0 a 9, nada.

Uma atividade que não se realizou e não foi substituída por outra equivalente perde o valor que lhe estava atribuído.

Há margem para gerir a verba, desde que as atividades e os resultados se mantenham. Uma atividade nova tem de ser equivalente à original no contributo para os objetivos e no custo. Mudar a repartição formal entre pacotes ou parceiros exige uma alteração ao contrato, e só se mexe em pacotes ainda não concluídos.

Na dúvida, consulte a Agência Nacional antes de avançar. Uma substituição que não seja equivalente é rejeitada no relatório final.

• O pré-financiamento é pago até 30 dias depois de o contrato entrar em vigor. A Agência pode dividi-lo, reduzi-lo ou não o pagar se a capacidade financeira da entidade for fraca.
• Quando há um segundo pré-financiamento, só se pede depois de usar pelo menos 70% do anterior. O que ficar abaixo desse valor é descontado.
• Os relatórios de progresso não dão direito a pagamento.
• O saldo é pago até 60 dias depois do relatório final, já com os cortes que houver.

As percentagens de cada parcela variam por ação e estão no contrato de cada projeto.

Por custos unitários: o financiamento é o número de participantes, dias e quilómetros multiplicado pelas tabelas da Comissão. Se alguém não viajar ou ficar menos dias, o valor desce no relatório.

Na viagem, a banda escolhe-se pela distância só de ida, medida na calculadora oficial. Valores por participante para 2026, viagem verde / não verde:

• 10–99 km: 56 € / 28 €
• 100–499 km: 285 € / 211 €
• 500–1999 km: 417 € / 309 €
• 2000–2999 km: 535 € / 395 €
• 3000–3999 km: 785 € / 580 €
• 4000–7999 km: 1188 €
• 8000 km ou mais: 1735 €

A viagem verde exige uma declaração sob compromisso de honra do participante. O apoio individual por dia depende do país de acolhimento e do setor.

Guardar: agendas, atas e listas de presença, materiais de formação, publicações, fotografias e gravações de eventos, dados dos indicadores e provas da visibilidade do financiamento da UE.

A Agência não pede: faturas ou comprovativos de despesa no relatório final. As auditorias verificam se as atividades aconteceram; podem pedir registos contabilísticos, mas só para confirmar isso.

As obrigações de arquivo da lei nacional mantêm-se.

Como a Agência não controla custos, o controlo financeiro passa para dentro do consórcio. O acordo de parceria deve fixar:

• a fatia de cada parceiro, por pacote de trabalho;
• quando e contra que entregas o coordenador transfere as verbas;
• quem suporta um corte de qualidade: o parceiro que o causou ou todos, em proporção;
• o que acontece se um parceiro não entregar a sua parte.

No Capacity Building no Ensino Superior, a cópia do acordo vai para a EACEA nos seis meses seguintes à assinatura do contrato.

Cada mês de trabalho de um investigador é uma unidade. O financiamento é o valor de cada unidade multiplicado pelo número de pessoas-mês realizadas. Não há custos reais a declarar nem avaliação de qualidade com cortes em percentagem, como no Erasmus+.

O que decide o valor final é o recrutamento: quantos meses cada investigador esteve contratado no projeto.

Valores das calls de 2026, por pessoa-mês:

• Subsídio de vida: 4 250 € nas Doctoral Networks e 6 350 € nas Postdoctoral Fellowships, multiplicados pelo coeficiente do país.
• Subsídio de mobilidade: 710 €.
• Subsídio de família: 660 €, se se aplicar.
• Investigação, formação e networking: 1 600 € nas Doctoral Networks e 1 000 € nas Postdoctoral Fellowships.
• Gestão e custos indiretos: 1 200 € nas Doctoral Networks e 650 € nas Postdoctoral Fellowships.

Há ainda subsídios para licenças longas e para necessidades especiais, com regras próprias. Confirme sempre os valores no programa de trabalho da call.

O subsídio de vida é um valor bruto: inclui as contribuições sociais, os impostos e os outros descontos obrigatórios. A entidade de acolhimento pode acrescentar um valor ao subsídio, com recursos próprios.

Os subsídios de mobilidade e de família também se destinam ao investigador. Antes de abrir o concurso, faça as contas ao custo total para a entidade com as regras de contratação portuguesas.

Cobrem a formação, a investigação, o networking, a gestão e os custos indiretos da entidade. Só se recebem se a entidade recrutar os investigadores pelos meses previstos no contrato.

Nas Doctoral Networks, o consórcio pode redistribuí-las entre parceiros, por exemplo para o coordenador ficar com mais gestão. Essa redistribuição deve ficar escrita no consortium agreement.

Nas Postdoctoral Fellowships, o investigador não pode ter vivido nem trabalhado no país de acolhimento mais de 12 meses nos 36 meses anteriores ao prazo da call. É a regra de mobilidade, e é o que justifica o subsídio de mobilidade.

Verifique a regra de cada ação antes de recrutar. Um investigador inelegível põe em causa todas as pessoas-mês que lhe correspondem.

Como se paga por pessoa-mês realizada, menos meses significam menos financiamento, tanto nas contribuições do investigador como nas institucionais.

Planeie o recrutamento com folga. Um concurso que demora mais do que o previsto custa meses de financiamento.

Em cada relatório periódico, o relatório financeiro declara as pessoas-mês realizadas por investigador. Nas Doctoral Networks, a declaração de mobilidade de cada investigador tem de ser carregada no portal até 20 dias depois do recrutamento.

As auditorias não olham para custos reais. Verificam se os custos unitários foram bem aplicados: elegibilidade do investigador, datas do contrato e meses declarados.

• Pré-financiamento até 75% da contribuição da UE, normalmente pago ao coordenador até 30 dias depois de o contrato entrar em vigor. Ficam retidos 5% para o Mecanismo de Seguro Mútuo.
• Os períodos de reporte duram normalmente 18 meses, e o relatório entrega-se até 60 dias depois do fim de cada período.
• Os pagamentos intermédios podem chegar a 90% da contribuição da UE.
• Os restantes 10% e o valor retido são pagos depois de aceite o relatório final.

Guardar: contratos de trabalho, prova da elegibilidade e da mobilidade de cada investigador, datas de início e fim, registos do tempo dedicado ao projeto e as declarações de mobilidade.

Os documentos guardam-se normalmente durante cinco anos depois do fim do projeto. As obrigações da lei nacional mantêm-se.