Fundos europeus: da call certa à auditoria final.

Pelo plano de trabalho, não pelos números. Primeiro definem-se as tarefas de cada pacote de trabalho e quem as faz. Depois estima-se o esforço de cada parceiro em pessoa-meses, tarefa a tarefa. Só então se passa a euros.

Um orçamento feito ao contrário, a partir de um valor que se quer receber, nota-se na avaliação: os pessoa-meses não batem com as tarefas.

Multiplique os pessoa-meses de cada parceiro pelo custo médio mensal das pessoas que vão trabalhar no projeto. Esse custo inclui o salário bruto, os subsídios e os encargos da entidade.

Use valores reais da entidade, por perfil, e conte com atualizações salariais ao longo do projeto. O valor estimado deve ficar próximo do que depois vai declarar.

• Viagens e estadas: reuniões de consórcio, reuniões de avaliação com a Comissão, conferências e trabalho de campo.
• Equipamento: em regra, só a depreciação correspondente ao período e à utilização no projeto.
• Outros bens e serviços: consumíveis, publicação em acesso aberto, eventos, materiais de comunicação e o certificado de auditoria, se a contribuição pedida chegar aos 430 000 €.

Só uma parte limitada do trabalho, e nunca as tarefas centrais do projeto. A escolha do subcontratado tem de garantir a melhor relação qualidade-preço e evitar conflitos de interesses.

A subcontratação não entra na base dos custos indiretos, por isso rende menos ao parceiro do que o mesmo valor em pessoal.

Não se estimam: são uma taxa fixa de 25% sobre os custos diretos elegíveis. Ficam fora da base a subcontratação e o apoio financeiro a terceiros. O formulário calcula o valor sozinho.

O custo total elegível multiplicado pela taxa de financiamento da ação. Nas ações de investigação e inovação e nas de coordenação e apoio, a taxa é de 100%. Nas ações de inovação é de 70%, ou 100% para entidades sem fins lucrativos.

Uma empresa numa ação de inovação tem de assegurar os outros 30%. Confirme com cada parceiro que tem essa capacidade antes de fechar o orçamento.

Os valores por parceiro e por categoria vão na tabela de orçamento da Parte A. A justificação vai nas tabelas da Parte B:

• 3.1f: resumo do esforço, em pessoa-meses por parceiro e por pacote de trabalho;
• 3.1g: descrição e justificação da subcontratação;
• 3.1h: detalhe das compras, para os parceiros em que estas passam 15% dos custos de pessoal;
• 3.1i: outras categorias de custos;
• 3.1j: contribuições em espécie de terceiros.

Não. A contribuição da UE indicada em cada tópico é o valor que a Comissão considera adequado, mas é possível pedir outro montante. Um pedido muito acima ou muito abaixo tem de estar bem justificado pelo plano de trabalho.

• pessoa-meses que não correspondem às tarefas descritas;
• um parceiro com orçamento mas sem papel claro no plano de trabalho;
• valores diferentes entre a Parte A e a Parte B;
• esquecer o certificado de auditoria, as reuniões com a Comissão ou a publicação em acesso aberto;
• orçamentar a compra integral de equipamento, quando só a depreciação é elegível;
• custos de pessoal muito acima do habitual para o país e o tipo de entidade, sem explicação;
• não confirmar a taxa de financiamento de cada parceiro numa ação de inovação.

O raciocínio é o mesmo, mas o orçamento passa a ser definitivo: o valor de cada pacote de trabalho fica fixado no contrato. A estimativa faz-se numa tabela de orçamento detalhada, por parceiro e por pacote de trabalho. O guia de lump sum, nesta página, explica como a preencher.

Tem de cumprir todas estas condições ao mesmo tempo:

• foi efetivamente incorrido pelo beneficiário, durante o período do projeto;
• está declarado numa das categorias do orçamento;
• está ligado à ação descrita no Anexo 1 e é necessário para a executar;
• é identificável e verificável, e está registado na contabilidade segundo as normas e as práticas habituais da entidade;
• respeita a legislação nacional fiscal, laboral e de segurança social;
• é razoável, justificado e conforme com a boa gestão financeira.

Os materiais de comunicação, impressos ou digitais, têm de mostrar o emblema da UE e a menção ao financiamento.

• salário base bruto;
• subsídio de alimentação;
• subsídio de férias e subsídio de Natal;
• contribuições da entidade para a Segurança Social;
• outros custos ligados à remuneração, se decorrerem da lei ou do contrato de trabalho.

Os prémios variáveis só entram se assentarem em critérios objetivos e não forem específicos do projeto.

A taxa diária de cada pessoa é o total dos seus custos anuais de pessoal a dividir por 215. O custo a declarar é essa taxa multiplicada pelos dias-equivalentes trabalhados no projeto, arredondados ao meio dia.

Uma pessoa não pode declarar mais de 215 dias-equivalentes por ano civil, somando todas as subvenções da UE em que trabalha.

Num ano incompleto ou a tempo parcial, o máximo de dias é (215 ÷ 12) × meses de contrato × percentagem de tempo de trabalho. Se o tempo for registado em horas, a conversão habitual é 8 horas por dia.

A base são declarações mensais dos dias trabalhados no projeto, assinadas pela pessoa e pelo seu superior. As timesheets em horas também são aceites. Se existirem os dois registos, têm de ser coerentes entre si.

Faça uma folha por pessoa e por mês, e recolha as assinaturas na altura, não no fim do projeto.

Viagens e estadas. Guarde as faturas de viagem, os cartões de embarque, as faturas de hotel e o cálculo das ajudas de custo segundo as regras nacionais ou da entidade.

Equipamento. Só é elegível a depreciação correspondente ao período do projeto e à utilização nele. A compra e a depreciação seguem as regras nacionais e as práticas contabilísticas da entidade.

Custos indiretos. São uma taxa fixa de 25% sobre os custos diretos de pessoal, viagens, equipamento e outros bens e serviços. A subcontratação fica fora da base. O portal calcula o valor automaticamente.

• dívidas e encargos da dívida;
• provisões para perdas ou dívidas futuras;
• juros devidos;
• perdas cambiais;
• despesas cobradas pelo banco do beneficiário pelas transferências;
• despesas excessivas ou imprudentes;
• IVA dedutível ou recuperável.

Em regra, é possível transferir verbas entre categorias de custo sem abrir um processo formal de alteração ao contrato. Mesmo assim, avise sempre a coordenação, que informa o Project Officer. Uma alteração explicada a tempo evita perguntas no relatório.

O dossiê pode ser físico ou digital. Guarde-o durante cinco anos após o pagamento final, ou três anos nas subvenções até 60 000 €.

• faturas;
• recibos de vencimento;
• declarações mensais ou timesheets, uma por pessoa e por mês;
• contribuições para a Segurança Social, impostos e outros custos ligados à remuneração;
• contratos de trabalho;
• comprovativos de pagamento de todos estes custos.

Beneficiários. Cada um responde pelos seus relatórios financeiros e submete também os das suas entidades afiliadas.

Entidades afiliadas. Executam trabalho e declaram custos, mas é o beneficiário a que estão ligadas que os submete.

Parceiros associados. Executam trabalho, com tarefas descritas no Anexo 1, mas não assinam o contrato nem declaram custos. Participam por conta própria.

Terceiros com contribuições em espécie. Não executam trabalho. O beneficiário pode declarar os custos dessas contribuições.

Os custos são sempre declarados em euros. Quem tem contabilidade noutra moeda converte com a média das taxas de câmbio diárias do período de reporte.

No site do Banco Central Europeu, escolha a moeda, abra o gráfico, indique a data de início e a de fim do período, e use a média que aparece.

• Pessoal: o custo médio por pessoa-mês é parecido com o da proposta? Os pessoa-meses gastos por pacote de trabalho batem com o plano?
• Viagens: a deslocação estava prevista e a justificação é suficiente?
• Outros bens e serviços: o custo estava planeado?
• Execução: que percentagem do orçamento está gasta, e as atividades que faltam cabem no que resta?

Cada desvio deve estar explicado no relatório técnico. São estes os pedidos de esclarecimento mais frequentes da Comissão: mais pessoa-meses do que o previsto num pacote de trabalho, um custo mensal de pessoal muito acima do orçamentado, e pessoa-meses declarados num pacote de trabalho que ainda não começou.

• Confirme que está registado como contacto da sua organização no projeto.
• No primeiro painel, introduza os custos elegíveis por categoria. Os indiretos são calculados automaticamente.
• Nos custos de pessoal, acrescente os pessoa-meses por pacote de trabalho.
• Nas compras, acrescente uma linha por custo, com uma descrição clara. Por exemplo: viagem e estada, reunião de arranque em Lisboa, 2 a 5 de maio, nome da pessoa.
• Guarde e valide. Depois avise a coordenação, para que verifique tudo antes de submeter à Comissão.

Os custos deixam de ser reembolsados com base em relatórios de despesa. Fica fixada no contrato uma parcela do lump sum para cada pacote de trabalho e para cada beneficiário, e essa parcela é paga quando o pacote de trabalho é concluído.

Os custos efetivamente incorridos deixam de interessar à Comissão. Quem faz o quê continua a interessar, e muito.

Há duas modalidades. Numa, a Comissão fixa o valor no texto da call e o consórcio descreve o que faz com ele. Na outra, a mais comum, é o consórcio que propõe o valor, justificado numa tabela de orçamento detalhada.

Tantos quantos forem precisos, mas não mais do que os que consegue gerir. Um pacote de trabalho é uma grande subdivisão do plano de trabalho. Não é uma atividade isolada, nem uma tarefa, nem uma percentagem de progresso, nem um intervalo de tempo.

Os pacotes de trabalho longos, como a gestão ou a disseminação, podem ser divididos pelos períodos de reporte. Assim, cada parte é paga no fim do seu período, em vez de ficar tudo para o fim do projeto.

É um ficheiro Excel, anexo à Parte B da proposta. Indica as estimativas de custo por categoria, por beneficiário e por pacote de trabalho, e gera sozinho a repartição do lump sum.

• As estimativas seguem as mesmas regras de elegibilidade dos projetos de custos reais e têm de corresponder às práticas habituais da entidade.
• Nos custos de pessoal, um item é um pessoa-mês. Indica-se o número de pessoa-meses e o custo médio.
• Na subcontratação há uma linha por beneficiário e por pacote de trabalho.
• Nas compras, indica-se o número de itens e o custo médio por item.
• Se as compras de um beneficiário passarem 15% dos seus custos de pessoal, é preciso justificá-las na tabela própria da Parte B.
• Os custos indiretos e os totais são calculados automaticamente.

Os peritos verificam se as estimativas são razoáveis e se os recursos e a repartição do lump sum permitem fazer o que está descrito. Para os custos de pessoal, usam como referência um painel com os custos mensais médios por país e por tipo de organização. Se os seus valores forem mais altos, justifique-os.

Uma sobrestimativa pontual dá origem a recomendações. Um orçamento desajustado ou muito sobrestimado baixa a nota do critério de implementação.

Aplica-se o princípio de não negociação: o contrato é preparado a partir da proposta submetida. Só se corrigem erros evidentes, o que for preciso para cumprir as regras e o valor do lump sum, se a carta de resultado indicar outro.

A repartição por beneficiário e por pacote de trabalho fica no Anexo 2. Depois de fixado, o valor não é posto em causa se os preços mudarem.

O consórcio usa o orçamento como entender, desde que o projeto seja executado como acordado. Para refletir uma transferência no contrato, é precisa uma alteração formal.

As transferências entre pacotes de trabalho só são possíveis se esses pacotes ainda não estiverem concluídos e declarados, e se a mudança se justificar pela execução técnica e científica.

O coordenador declara cada pacote de trabalho como concluído ou não concluído, e o relatório técnico tem de o justificar. A declaração financeira é gerada automaticamente a partir dos pacotes aceites.

A conclusão mede-se pelas atividades realizadas, não pelo sucesso dos resultados. Um pacote não concluído pode ser pago num período seguinte. No último período é possível declarar pacotes parcialmente concluídos, com a percentagem de execução.

Exemplo: se num período ficarem concluídos dois pacotes de 350 000 € cada e outros dois não, o pagamento intermédio é de 700 000 €.

Guardar: documentos técnicos, publicações, protótipos, entregáveis, cadernos de laboratório e tudo o que prove que o trabalho foi feito como descrito no Anexo 1.

A Comissão não pede: timesheets, recibos de vencimento, contratos, política de depreciações, faturas ou outros comprovativos dos custos reais.

As obrigações de arquivo que decorrem da lei nacional ou das regras internas da entidade mantêm-se.

Os custos de pessoal são a maior fatia do orçamento de um projeto e a maior fonte de erros nas auditorias. O cálculo por custos reais obriga a uma taxa diária por pessoa e por relatório, com regras próprias para prémios, tempo parcial e licenças.

Para entidades com poucos projetos, PME e participantes novos, essa complexidade pesa.

Divide-se o total dos custos com pessoal da entidade no último exercício fechado pelo número de unidades de trabalho anuais desse exercício, e o resultado por 215 dias.

Os custos com pessoal são os registados nas contas oficiais da entidade. A taxa é uma só para todo o pessoal, e não apenas para quem trabalha em investigação.

Sim. O teto é de 9 618 € multiplicados pelo coeficiente de correção do país e divididos por 18 dias. O coeficiente é o que se usa nas Ações Marie Skłodowska-Curie.

O pedido é feito pelo representante da entidade no portal, o LEAR. Tem de incluir um certificado de um auditor externo independente, ou de um funcionário público competente no caso de organismos públicos, que ateste os valores usados no cálculo. É a Comissão que aprova a taxa.

Depois de aprovada, a taxa aplica-se às propostas submetidas a partir dessa data. Pode aplicar-se a propostas já submetidas, se forem adjudicadas depois da aprovação.

Os contratos já adjudicados ou assinados não podem ser alterados para a introduzir.

Pode, uma única vez. Quem volta aos custos reais não pode pedir de novo os custos unitários até ao fim dos programas Horizonte Europa e Euratom.

Sim, em dois casos. Se houver dados incorretos, ocultados ou deturpados, a retirada abrange as subvenções em curso, as futuras e as já fechadas que ainda possam ser auditadas. Se os custos reais forem de forma recorrente muito inferiores à taxa, a retirada vale para as subvenções futuras.

Depende da comparação entre a taxa única e a média das taxas diárias reais das pessoas que costuma afetar a projetos. Se essas pessoas ganham acima da média da entidade, a taxa única fica abaixo dos custos reais e a entidade perde financiamento.

Faça a conta com as contas do último exercício fechado antes de decidir. A simplificação só compensa se a diferença for pequena.

Ler a decisão da Comissão ↗

Quando a contribuição da UE pedida por um beneficiário, ao longo de todo o projeto, chega a 430 000 € ou os ultrapassa. O limiar avalia-se em separado para cada beneficiário e para cada entidade afiliada, e não para o consórcio.

O custo do certificado é elegível. Preveja-o no orçamento da proposta, em outros bens e serviços.

Um auditor externo, qualificado e independente, escolhido pelo beneficiário. Nos organismos públicos pode ser um funcionário público competente e independente. O certificado segue o modelo publicado no portal.

• Reunião de arranque. O auditor apresenta o plano, esclarece os documentos necessários e define o calendário.
• Pedido de documentação. O auditor envia a lista formal de documentos e a equipa reúne-os.
• Trabalho de campo. Verificação documental e analítica dos custos, com pedidos de esclarecimento.
• Relatório preliminar. O beneficiário pode comentar e esclarecer antes da versão final.
• Certificado final. É submetido com as declarações financeiras finais.

Contrate o auditor com tempo. O certificado tem de estar pronto dentro do prazo do relatório final.

Projeto

• contrato de subvenção assinado e todas as alterações;
• acordo de consórcio;
• relatórios periódicos aprovados, técnicos e financeiros;
• declarações financeiras finais;
• lista de pacotes de trabalho e tarefas.

Pessoal

• contratos de trabalho de todas as pessoas imputadas;
• recibos de vencimento de todo o período;
• declarações mensais ou timesheets assinadas;
• cálculo da taxa diária, com a metodologia documentada;
• comprovativos de pagamento dos salários, das contribuições e dos impostos.

Viagens

• autorizações internas de deslocação;
• bilhetes e cartões de embarque;
• faturas de hotel e comprovativos de pagamento;
• relatórios de missão que liguem a deslocação ao projeto;
• cálculo das ajudas de custo.

Subcontratação e outros custos diretos

• faturas e comprovativos de pagamento;
• contratos, com o procedimento de seleção documentado;
• justificação da ligação de cada despesa ao projeto;
• faturas de equipamento e registo no imobilizado.

Contabilidade

• balancetes analíticos com o extrato do centro de custo do projeto;
• diário e razão com os lançamentos do projeto;
• contas anuais dos exercícios abrangidos.

Organize tudo por categoria de custo e por ano, com um índice que remeta para cada linha das declarações financeiras.

Que cada custo é real, foi incorrido durante o projeto, é necessário, está registado na contabilidade com documentos de suporte, é razoável e não foi financiado duas vezes.

Os custos de pessoal recebem atenção especial: o cálculo da taxa diária, a coerência entre os dias declarados, os registos de tempo e os recibos de vencimento, e a ausência de dupla contagem com outros projetos.

Os dias imputados nunca podem ultrapassar os efetivamente trabalhados.

• Registos de tempo em falta ou por assinar. Recolha-os e assine-os assim que possível, com declaração do responsável hierárquico.
• Taxa diária mal calculada. Tenha um ficheiro com o cálculo detalhado e a metodologia.
• Faturas sem identificação do projeto. Prepare uma tabela que ligue cada fatura à linha das declarações financeiras.
• Subcontratação sem procedimento de seleção. Documente o processo, mesmo que tenha sido simples: emails e comparação de propostas.
• Custos fora do período. Confira as datas das faturas com as datas do contrato.
• Duplo financiamento. Mostre como garante que cada despesa é imputada a um só projeto.

Não espere que o auditor descubra os problemas. Se identificar um custo questionável, apresente-o logo na reunião de arranque, com a justificação.

• Como calcularam a taxa diária? Custos anuais de pessoal de cada pessoa a dividir por 215. Leve o ficheiro de cálculo.
• Como registam o tempo e garantem que é do projeto? Descreva o sistema e os controlos: quem aprova e como se cruza com os pacotes de trabalho.
• Como escolheram os subcontratados? Explique a consulta ao mercado e os critérios de seleção.
• Como calcularam os custos indiretos? Taxa fixa de 25% sobre os custos diretos elegíveis, com a subcontratação fora da base.
• Há outros projetos financiados em paralelo? Liste-os e explique a separação: centros de custo distintos e registos de tempo por projeto.
• Houve alterações ao contrato? Indique cada uma, a data e o impacto nos custos.

Duas a três horas chegam, por esta ordem:

• apresentações e objetivos da reunião;
• visão geral do projeto: objetivos, parceiros, pacotes de trabalho e resultados;
• declarações financeiras: estrutura de custos por categoria e por ano;
• metodologia de registo de tempo e de cálculo da taxa diária;
• plano de auditoria e lista de documentos, apresentados pelo auditor;
• dúvidas de parte a parte;
• calendário, pontos de contacto e formato de entrega dos documentos.

Leve uma apresentação curta, de cinco a oito diapositivos, com a visão geral do projeto, o resumo das declarações financeiras por categoria e o índice da documentação.